Support voor CRM door Acorel biedt continuïteit
Voor de Universiteit Maastricht (UM) is CRM ontzettend belangrijk. In 2006 implementeerde de UM SAP CRM. Sindsdien zijn de consultants van Acorel betrokken geweest bij verschillende projecten en optimalisaties op dat vlak. De afdeling Managed Services van Acorel zorgt dat het systeem up-to-date blijft. Met regelmatige updates en directe ondersteuning bij problemen zorgt Acorel ervoor dat deze onmisbare oplossing blijft voldoen aan de wensen van de universiteit.
De Universiteit Maastricht (UM), opgericht in 1976, is de jongste, meest zuidelijke en meest internationale universiteit van Nederland. Op dit moment telt de UM ongeveer 17.000 studenten en ruim 4.000 medewerkers. Bijna 45% van de studenten en meer dan 30% van de academische staf aan de UM is afkomstig uit het buitenland. Het merendeel van de bedrijfsprocessen binnen de faculteiten en ondersteunende diensten van de universiteit worden in SAP afgewikkeld.
Afscheid van Excel
Voor de Universiteit Maastricht (UM) is de CRM-oplossing absoluut onmisbaar om gegevens over studenten in vast te leggen. En dat zijn niet alleen alle (potentiële) studenten, maar ook zo’n 50.000 alumni. In totaal bevat de CRM-oplossing ongeveer 300.000 relaties. “We optimaliseren het systeem eigenlijk voortdurend”, vertelt Marcel Sodermans, consultant bij het ICT Service Centre van de UM. “Er zijn steeds meer processen waarbij we afscheid nemen van handmatig bijgehouden Excelbestanden. In plaats daarvan, nemen we ze op in onze CRM-oplossing. Daarnaast komen er regelmatig nieuwe verzoeken vanuit Marketing en Communicatie. Wij bieden bijvoorbeeld ondersteuning bij open dagen of andere events. We ontwikkelen, samen met Acorel, mobiele apps om gegevens van studenten – of potentiële studenten – snel vast te leggen.” Kleine aanpassingen binnen de CRM-oplossing (of: ‘in SAP CRM’) doen Sodermans en zijn collega’s zelf. Voor meer ingrijpende wijzigingen, schakelen zij Acorel in.
“We zijn voor de Universiteit Maastricht eigenlijk een soort flexibele schil. Daarbij loopt het contact met Acorel heel prettig en informeel”
Marcel Sodermans, Consultant bij het ICT Service Centre Universiteit Maastricht
Managed Services van Acorel
Acorel biedt klanten ondersteuning bij het beheer en onderhoud van de CRM-oplossing. “We zijn voor de Universiteit Maastricht eigenlijk een soort flexibele schil”, zegt Emiel Truijen, Manager Managed Services bij Acorel. “Of het nu gaat om ad-hoc problemen die direct opgelost moeten worden, of om verzoeken om nieuwe features en changes, wij staan klaar om ermee aan de slag te gaan.”
Om veranderingen efficiënt door te voeren op een gecontroleerde manier, koos de UM voor een release-matige manier van werken. Los van de spoedeisende klussen, verzamelt de UM alle wijzigingsverzoeken die Acorel dan in één keer doorvoert met een update. Truijen: “Op deze manier houden we het overzicht en kunnen we de wijzigingen in één keer testen. Dat scheelt de UM veel tijd. Doordat we regelmatig contact hebben met de universiteit, kunnen we een goede inschatting maken van de aankomende werklast.”
“Er is altijd iemand beschikbaar om ons te helpen, heel prettig om daarop te kunnen vertrouwen”
Marcel Sodermans, Consultant bij het ICT Service Centre Universiteit Maastricht
De relatie met Acorel is uitstekend
Binnen de UM verzamelt Sodermans alle RFC’s (Request for Change) voor het domein Marketing & Communicatie. Deze wijzigingsverzoeken stemt hij eens in de twee maanden af met Acorel. “Binnen de universiteit zijn we gewend om tamelijk procedureel te werken. Het is daardoor soms best een uitdaging om op tijd van alle betrokkenen goedkeuring te krijgen om bepaalde wijzigingen door te voeren. Acorel stelt zich hierin gelukkig heel flexibel op. Zelfs als er weinig tijd is om onze verzoeken te realiseren, krijgen ze het voor elkaar”, vertelt Sodermans enthousiast.
“Het contact verloopt heel prettig, informeel. En als er iets is dat echt om een acute oplossing vraagt, dan bellen we gewoon even. Er is dan altijd iemand beschikbaar om ons te helpen. Het is heel prettig om daarop te kunnen vertrouwen.”
Nieuwe ontwikkelingen
Kijkend naar de toekomst, verwacht Sodermans dat de UM op termijn de ontwikkeling van SAP zal volgen. “Een universiteit is een complexe organisatie. Het is voor ons niet altijd mogelijk om de allernieuwste technieken op de voet te volgen. Maar de richting die SAP opgaat met cloudoplossingen en SAP HANA zullen we zeker gaan volgen. “
