Over LeaseWeb

LeaseWeb heeft meer dan 65.000 fysieke servers in beheer en levert al sinds 1997 IT infrastructuur oplossingen voor bedrijfskritische websites, internetapplicaties, e-mail servers, security en storage services. Het bedrijf heeft tien datacenters in de Verenigde Staten, Europa en Azië, die zijn aangesloten op een omvangrijk wereldwijd netwerk met een totale capaciteit van meer dan 5,5 Tbps.

LeaseWeb kiest voor SAP en Acorel

Het online tonen van de juiste prijzen en voorraadinformatie is voor veel bedrijven een uitdaging, zeker bij een dynamisch prijsmodel. Voor Infrastructure as a Service (IaaS)-provider Leaseweb, was dit niet anders. Samen met SAP en Acorel vernieuwde Leaseweb haar digitale platform om klanten wereldwijd een betere online ervaring te bieden.

“We leveren dedicated servers en veilige en betrouwbare cloudoplossingen”, vertelt Svenja de Vos, CTO van Leaseweb Global. De provider doet dat vanuit datacenters in Canada, de Verenigde Staten, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Duitsland, Japan, Singapore, Hongkong en Australië. Klanten hebben bovendien toegang tot een van ‘s werelds grootste en meest geavanceerde netwerken.

Het Nederlandse bedrijf biedt zijn  diensten aan volgens een dynamisch prijsmodel, zoals luchtvaartmaatschappijen dat doen voor hun stoelen. “Hoe meer stoelen er beschikbaar zijn, hoe lager de prijs”, legt De Vos uit. Maar in het geval van Leaseweb was de actuele prijs voor een specifieke klant niet altijd zichtbaar op de website. “Hoe handig is het als je naar een website gaat en meteen ziet hoeveel servers je kunt bestellen en wat ze per stuk kosten?”

Het bedrijf hanteert echter niet alleen dynamische prijzen. Met grote klanten worden soms prijsafspraken gemaakt die handmatig moesten worden bijgehouden. Dit was voor sales en administratie een tijdrovende klus. “We willen groeien als bedrijf, maar niet noodzakelijkerwijs in aantal het collega’s. We willen iedereen persoonlijk kennen”, stelt De Vos. “Dan moet je het de teams makkelijker maken en de juiste tooling inzetten.”

Een betere klantervaring

“Onze droom was het verbeteren van de klantervaring”, vervolgt De Vos. De website moest beter vindbaar zijn en klanten moesten zelf eenvoudig producten online kunnen bestellen en upgraden. “We wilden dat 80 procent van onze klanten nieuwe bestellingen via het online platform plaatst en dat er minder vragen naar de klantenservice gaan. En als je op de website een server bestelt, moet die binnen een uur beschikbaar zijn, of deze nu in Australië of in Nederland staat. De voorraad moest wereldwijd worden geïntegreerd.”

Daarnaast wilde Leaseweb haar salesproces aanzienlijk vereenvoudigen en versnellen. “Het moet mogelijk zijn om in minder dan tien minuten een offerte op te stellen”, vindt De Vos. Ook moest de prijsstelling eenduidiger worden, omdat de productinformatie voor sales niet altijd overeenkwam met wat op de website stond. Dit leidde tot inconsistenties die handmatig moesten worden gecorrigeerd.

Vliegplan opstellen

Om de droom waar te kunnen maken, implementeerde Leaseweb SAP Commerce Cloud, aangevuld met SAP Configure, Price, and Quote (SAP CPQ) en SAP Central Process Scheduler (SAP CPS). “We kozen voor een ‘best of suite’-aanpak”, aldus De Vos. “Leaseweb maakte al gebruik van SAP ERP, dus de nieuwe SAP-oplossingen sloten aan op de logica die we al hadden. De producten integreerden naadloos met onze bestaande systemen.”

De implementatie werd als een vlucht uitgevoerd, geheel in stijl met de geschiedenis van Leaseweb. De Vos: “Zoals een piloot een internationaal vliegplan opstelt, hebben wij ons traject uitgestippeld. Je bepaalt je bestemming en stippelt je route uit van A naar B. Uiteraard hadden we voor deze reis ook ‘piloten’ nodig. SAP hielp ons bij de implementatie van SAP CPQ en Acorel bij de implementatie van SAP Commerce Cloud.”

“We besloten tot een gefaseerde aanpak”, vervolgt de CTO van Leaseweb. “We begonnen met een blauwdruk: zo wisten we in ieder geval wat we wilden, want er zijn zoveel meningen binnen een bedrijf. Voor die blauwdruk hadden we acht maanden uitgetrokken, met 41 workshops en drie proof of concepts.”

De nodige turbulentie

Tijdens de vlucht was echter sprake van de nodige turbulentie. “De acht maanden voor de blauwdruk werden anderhalf jaar”, zegt De Vos. “En het aantal workshops steeg van 41 naar 93. Het is ongelooflijk hoeveel er op je afkomt zodra je begint met blueprinten.”

“Het was een groot project, niet alleen qua systemen, maar ook als je kijkt naar het veranderproces binnen Leaseweb. Dat is een flinke opgave voor een bedrijf van zevenhonderd mensen”, vult Joost Goudriaan, accountmanager bij Acorel, aan. “Een opgave die komt naast de dagelijkse werkzaamheden, want de business draait gewoon door.”

De tegenslagen hadden volgens De Vos echter ook een voordeel: er ontstond een ‘echt partnerschap’. Iedereen was erop gericht om het project succesvol af te ronden. “Het echte kantelpunt was de go-live in het eerste land. We zaten tot diep in de nacht samen op kantoor met genoeg eten om de energie op peil te houden. Als dan alles blijkt te werken, dan gebeurt er iets in een team. Dat zijn de momenten die het verschil maken. Het probleem met succes is dat het verslavend werkt. Je moet snel nieuwe successen boeken, zodat mensen gemotiveerd blijven.”

Project succesvol afgerond

Ondanks de turbulentie is de eerste fase van het project succesvol afgerond: Leaseweb is in alle landen live met de nieuwe SAP-oplossingen. Klanten kunnen nu inloggen, hun eigen producten bekijken en direct zien wat de prijzen zijn, inclusief eventuele kortingen op basis van voorraad. “Dat hebben we volledig geïntegreerd in de website”, aldus De Vos. “En de getoonde prijzen zijn overal ter wereld hetzelfde.”

Daarnaast is het verkoopproces veel efficiënter geworden. “Onze sales kan zich nu richten op de grotere klanten, terwijl de kleinere klanten alles via de website regelen. We zien nu ook meer verkeer naar de website en een stijgende lijn in het aantal online bestellingen.”

“We hebben al heel veel functionaliteit toegevoegd, maar we zitten nog in de stabilisatiefase”, besluit De Vos. “Ik geloof dat we over een jaar pas echt de voordelen gaan zien. En dat we dan zullen zeggen: dit is het beste wat we ooit hebben gedaan.”