"We hebben nu een gestroomlijnd incassotraject, waardoor het incassoteam meer overzicht heeft, een lagere werklast en efficiënter kan werken."

Arthur Bennink, teamleider Incasso bij Alliander

Soepele processen

Alliander ontwikkelt en beheert energienetten. Via de kabels en leidingen ontvangen ruim 3 miljoen Nederlandse huishoudens en bedrijven elektriciteit, gas en warmte. Dit doen zij vanuit het maatschappelijk belang om energie voor iedereen betrouwbaar, betaalbaar en bereikbaar te houden. In totaal bedient het netwerkbedrijf zo’n 3,3 miljoen klanten. Een enorm aantal, wat vraagt om soepele processen. Zo ook als het gaat om het incassotraject. Dat moet efficiënt verlopen, met voor medewerkers zoveel mogelijk overzicht en een zo laag mogelijke werklast. 

Een complex geheel

Het Expertise Centrum Incasso (ECI) van Alliander werkte al met SAP CX voor het afhandelen van klantvragen en klachten, en SAP IS-U voor facturatie. Daarnaast werkten ze met een aparte Credit Management-tool, met rapportages vanaf een Dataplein. Een complex geheel, wat het overzicht niet ten goede kwam. Arthur Bennink, teamleider Incasso bij Alliander: ‘We wilden toe naar een integraal  incassotraject.’ Om dit te bereiken schakelden ze de hulp van Acorel in. 

Project eerder afgerond

De data vanuit de Credit Management-tool werd overgeheveld naar SAP CX. Vervolgens ging de Dataplein-server uit. Het incassoteam werkt nu alleen nog met SAP I-SU en SAP CX. Dat zorgt voor eenvoud. Ook profiteren ze van geautomatiseerde processen, wat tijdwinst oplevert. Dankzij een goede samenwerking tussen IT en de business werd het project zelfs een maand eerder dan gepland afgerond. Bennink: ‘De consultants van Acorel geven goed onderbouwd advies en doen wat ze beloven.’ 

Werk uit handen

De medewerkers van het ECI hebben daarnaast te maken met klantvragen. Roel Rutten, senior SAP consultant bij Acorel: ‘Deze klantvragen hebben we geïntegreerd in SAP CX. Zo hebben we de werkvoorraad als het ware gebundeld.’ Bovendien heeft het projectteam gekeken naar de contactmomenten tussen het ECI en de klant.’ Rutten: ‘Die momenten bleken niet effectief genoeg, simpelweg doordat ze te vroeg in het proces zaten. We hebben de momenten daarom naar achteren verplaatst en dat werpt inmiddels z’n vruchten af. Er zijn minder contactmomenten nodig, wat het incassoteam werk uit handen neemt.’